Beleid 2.7 Privacyverklaring
Zorgpro houdt, om de zorg voor u zo goed mogelijk uit te kunnen voeren, registraties bij van uw administratieve gegevens en de geleverde zorg. Op de registraties is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Deze registraties worden niet buiten Europa verwerkt.
Deze AVG bevat regels met betrekking tot het doel van de registratie, de aard van de gegevens die worden geregistreerd, het beheer van de gegevens, de personen die toegang hebben tot die gegevens en het inzagerecht van de cliënten. Wij hebben de van toepassing zijnde zaken vastgelegd in onderstaand reglement.
Zorgpro is als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijke voor de verwerking van u persoonsgegevens.
Grondslag voor verwerking van persoonsgegevens
1. De grondslag waarop het verwerken van uw persoonsgegevens is gebaseerd:
· U geeft toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens door akkoord en instemming te geven aan de zorgovereenkomst die Zorgpro met u heeft gesloten.
· Er is een wettelijke verplichting om uw persoonsgegevens te verwerken.
2. De volgende persoonsgegevens kunnen, indien noodzaklelijk voor de hulpverlening, door Zorgpro worden verwerkt:
· Persoonsgegevens van de cliënt, (wettelijk) vertegenwoordiger en familieleden;
· BSN-nummer;
· Emailadres en telefoongegevens van de cliënt, (wettelijk) vertegenwoordiger en familieleden;
· Indicatiegegevens;
· Hulpverleningsgegevens.
Toegang tot het cliëntdossier
3. Behalve de directie van Zorgpro heeft ook een beperkt aantal andere personen toegang tot een cliëntdossier dat door Zorgpro wordt samengesteld. Dit zijn
a. Begeleiders
b. Gedragswetenschappers
De medewerkers die deze functies bekleden hebben allen een geheimhoudingsplicht. Per locatie wordt bepaald wie er toegang heeft tot het bij de cliënt behorend cliëntdossier.
4. Alleen gegevens die te maken hebben met de zorg voor de cliënt worden in het cliëntdossier opgeslagen.
5. Alleen medewerkers die direct bij de begeleiding van de cliënt zijn betrokken en personen die van de cliënt hiervoor toestemming hebben gekregen, mogen het cliëntdossier inzien.
6. Gegevens van de cliënt worden niet aan derden verstrekt, ook niet aan naaste familie. Gegevens worden pas vrijgegeven nadat de cliënt of diens wettelijk vertegenwoordiger hiervoor schriftelijk toestemming heeft gegeven middels een formulier ‘Toestemmingsverklaring’, en voor elke verstrekking van informatie wordt opnieuw om toestemming gevraagd. Ook na overlijden worden de gegevens niet openbaar gemaakt.
7. In de Wet maatschappelijke ondersteuning is opgenomen dat zorgaanbieders van maatwerkvoorzieningen, waaronder Zorgpro, persoonsgegevens voor gemeenten, CAK, SVB, CIZ en toezichthoudende ambtenaren mogen verwerken en met hen mogen uitwisselen, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitoefening van hun taak.
8. In de Wet langdurige zorg is opgenomen dat zorgaanbieders, waaronder Zorgpro persoonsgegevens en gegevens over gezondheid mogen uitwisselen met Wlz-uitvoerders, het CAK en het CIZ, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitoefening van hun taak.
Bewaartermijnen
9. Nadat de cliënt begeleid is, worden de gegevens zodanig gearchiveerd dat alleen de hierboven geautoriseerde medewerkers/functies deze gegevens in kunnen zien, met inachtneming van onderstaand:
· Bij volwassenen (Zvw/Wlz/Ggz (Wgbo)) is de bewaartermijn twintig (20) jaar na de laatste wijziging in het dossier.
· Bij volwassenen (niet vallend onder de Wgbo) is de bewaartermijn vijftien (15) jaar na de laatste wijziging in het dossier.
· De bewaartermijn van fiscale gegevens (omtrent betalingen) is zeven (7) jaar.
· De bewaartermijn van actuele medicatie overzichten is twee (2) jaar.
Rechten van de cliënt
10. De cliënt c.q. diens wettelijk vertegenwoordiger heeft het recht om de gegevens die over de cliënt zijn vastgelegd in te zien. Wanneer de cliënt of diens wettelijk vertegenwoordiger meent dat gegevens onjuist zijn vastgelegd, dan kan de cliënt/wettelijk vertegenwoordiger schriftelijk verzoeken deze te wijzigen.
Cliënt en/of diens wettelijke vertegenwoordigers hebben:
· Het recht op dataportabiliteit: het recht om persoonsgegevens over te dragen (artikel 20 AVG),
· Het recht op vergetelheid: verwijdering van (alle) gegevens dossier en het recht om ‘vergeten’ te worden (artikel 17 AVG)
· Het recht op inzage in het dossier, en het recht op rectificatie en aanvulling (artikel 16 AVG),
· Het recht op beperking van de verwerking: het recht om minder gegevens te laten verwerken (voor meer informatie over situaties en criteria verwijzen wij u naar de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/avg-nieuwe-europese-privacywetgeving/rechten-van-betrokkenen#wat-houdt-het-recht-op-beperking-van-de-verwerking-in-6348),
· Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.
Tenslotte hebben cliënten recht op duidelijke informatie over wat wij met uw persoonsgegevens doen.
Wanneer u gebruik wilt maken van een van (een van) bovengenoemde rechten, dan kunt u hiervoor een afspraak maken. Wij vullen dan samen met u het Formulier uitvoering Algemene Verordening Gegevensbescherming in, omdat wij vast willen leggen van welk recht u gebruik maakt en wat de acties zijn geweest.
Verwerking van gegevens
11. Betrokken instanties en ketenpartners waar Zorgpro gegevens mee uitwisselt zijn opgenomen in een register. Dit heet een ‘Verwerkingsregister’. U mag te allen tijde dit verwerkingsregister bij ons opvragen.
12. Tevens is er met alle partijen waar vertrouwelijke (persoons) gegevens mee wordt uitgewisseld een verwerkersovereenkomst opgesteld en ondertekend.
13. Wanneer u van mening bent dat wij niet op de juiste manier met uw gegevens omgaan, kunt u dit via de geldende klachtenprocedure kenbaar maken. Komen wij er samen niet uit, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Datalek
14. In het geval er sprake zou zijn van een datalek, heeft Zorgpro een wettelijke meldplicht. Bij een datalek gaat het om toegang tot of vernietiging, wijziging of vrijkomen van persoonsgegevens bij Zorgpro, zonder dat dit de bedoeling is geweest.
15. Deze meldplicht houdt in dat Zorgpro direct een melding moet doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) zodra er sprake is van een ernstig datalek. Soms moeten wij het datalek ook melden aan de betrokkenen (de mensen van wie de persoonsgegevens gelekt zijn).
16. Bij een (vermoedelijk) datalek treedt onze Meldcode Datalekken en Privacyschending in werking. De Meldcode Datalekken en Privacyschending kunt u bij ons opvragen.
Contactgegevens
Zorgpro
De Noesten 38
9431 DC Westerbork
06-29421589
info@zorgpro.nl
Functionaris gegevensbescherming Zorgpro
Mayson Cijntje
De Noesten 38
9431 DC Westerbork
06-10007563
